Get Adobe Flash player

Надо знать

Что надо знать руководителю о бухгалтерском учете

Все организации, и да же те, кто применяет УСН, обязаны вести бухучет. Это закреплено в Законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). За нарушение Закона № 129-ФЗ предусмотрена административная ответственность для должностных лиц организации (директора или главбуха) в виде штрафа в размере от двух до трех тысяч рублей.

В реальности данный аргумент действует не всегда и часто в маленьких компаниях отсутствует и бухгалтер и бухучет. Но нужно понимать, что бухучет – это не только проводки, то есть запись «дебет» — «кредит», это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах организации. Эта система способна регистрировать все происходящее на предприятии. И давать ответы на такие вопросы как: приносит ли бизнес прибыль, надо ли открывать новую производственную линию, достаточны ли объемы продаж и др.

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые организацией. Такие документы принимаются к учету, если они составлены по типовой форме (утвержденной Росстатом) или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной учетной политикой, с указанием обязательных реквизитов. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Одна из основных задач при создании бухучета в организации – это обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Эти обязанности должны быть возложены на лиц, составляющих и подписывающих эти документы.

Отсутствие первичных документов – это также грубое нарушение Закона № 129-ФЗ. За это предусмотрено наказание, аналогичное тому, которое наступает за неведение бухучета. Более того, если первичных документов нет, то организация не сможет подтвердить свои расходы для целей налогообложения. А это приведет к доначислению налога на прибыль и

отказ в вычетах по НДС. То есть, в конечном итоге, фирме придется заплатить налогов больше, чем при нормальной организации системы учета.

Кто должен вести бухучет?

Закон № 129-ФЗ дает руководителю право вести бухучет лично; учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главбухом; ввести в штат должность бухгалтера; передать ведение бухучета сторонней специализированной организации. Безусловно, решение этого вопроса зависит от размера компании и объема работы.

Но в каждом случае существует ряд нюансов. Например, если директор решил вести бухучет лично, это должно найти отражение в учетной политике. Также нужно издать приказ о возложении на себя обязанностей главбуха. И более того, при таком варианте в штатном расписании должности главбуха быть не должно. Эти разъяснения дал Роструд в письме от 28.12.2006 № 2263-6-1.

Если же в штатном расписании есть должность главного бухгалтера, то нести ответственность за ведение бухгалтерского учета будет принятый на работу главбух. Кроме того, все денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства организации будут недействительны без его подписи и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Закона № 129-ФЗ). Наличие данного требования в законодательстве может вызвать следующий вопрос: нужна ли подпись главбуха на кредитном договоре, на векселях, на договоре поручительства и т.п.? Нет, ни на вексельные, ни на кредитные обязательства данное требование не распространяется. Ведь действовать от имени организации без доверенности имеет право только руководитель. И раз законодатель не наделил главбуха подобными полномочиями, а ГК РФ подпись главбуха не называет в качестве обязательного реквизита подобных договоров, значит, они будут действительны без его визы.

В случае принятия решения о создании бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, руководителю необходимо помнить, что главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации, подчиняется только непосредственно директору. И именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. При этом ответственность за последствия полностью будет нести руководитель.

Что должен знать директор?

Даже если руководитель не ведет бухучет лично, и в штате компании есть главный бухгалтер, от обязанности утверждать некоторые документы, имеющие непосредственное отношение к бухучету, директора никто не освободит. Итак, согласно Закону № 129-ФЗ руководитель своим приказом утверждает учетную политику организации для целей как бухгалтерского, так и налогового учета. А именно: рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризации, правила документооборота и др. (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Обратите внимание, что, начиная с учетной политики на 2009 год, организация должна была утвердить все используемые ею формы первичных документов, а не только те, по которым нет типовых.

Утверждение документов из вышеуказанного перечня необходимо для того, чтобы была четко организована система не только бухгалтерского, но и налогового учета, то есть совокупности данных, на основе все тех же первичных учетных документов, которая позволяет определять налоговую базу по конкретному налогу. Чем же налоговый учет отличается от бухгалтерского?

В первую очередь тем, что он позволяет контролировать правильность исчисления, полноту и своевременную уплату всех обязательных платежей. Суммы доходов и расходов, которые учитываются при расчете налога на прибыль формируются согласно порядку, установленному НК РФ. И вот здесь возникает ситуация, когда данные этих двух видов учета могут отличаться друг от друга. Объяснений этому может быть несколько. Например, ряд расходов в бухгалтерском учете отражается сразу и в полной сумме, а в налоговом — только определенный процент от суммы расходов. Самые распространенные нормируемые расходы: рекламные, представительские, проценты по долговым обязательствам и др.

Руководитель должен понимать, что такие «чудеса» прежде всего связаны с различным нормативным регулированием тех или иных вопросов, различными периодами признания доходов и расходов для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Еще один пример — продажа объектов недвижимости. Согласно гражданскому и бухгалтерскому законодательству прода-вец не отражает в учете реализацию до тех пор, пока право собственности не будет зарегистрировано новым собственником. А с точки зрения налогообложения, продавец должен сформировать базу по налогу на прибыль и начислить НДС сразу после подписания акта приемки-передачи имущества.

Как контролировать свою бухгалтерию?

Еще один вопрос, который неразрывно связан с организацией бухучета – это сдача бухгалтерской отчетности. Ведь организации представляют в налоговые органы не только декларации, но и баланс, отчет о прибылях и убытках и т.п. Более того, учетную политику нужно также ежегодно представлять в налоговые органы.

Безусловно, при наличии в штате бухгалтера руководителю нет нужды лично разбираться со сроками сдачи отчетности и уплаты налогов, но бухгалтерия, как любой участок организации, требует тщательного контроля. Минимальный объем информации, которой должен располагать руководитель, включает в себя:

  • отчет о прибылях и убытках;
  • отчет о движении денежных средств — сколько было, поступило, потратили, выплаты заработной платы и подотчетных сумм;
  • платежный календарь — за что, когда, кому и сколько заплатить;
  • сроки и суммы уплаты налогов;
  • график погашения дебиторской и кредиторской задолженности.
  • Данные отчеты сдаются в соответствии с установленным руководителем графиком. Больший объем информации зависит от организационной структуры предприятия.